Funktion Sammelkorb: Dateien im Postausgangsprozess automatisch hinzufügen
Die Funktion „Sammelkorb“ innerhalb der Software von Binect vereinfacht die Versandprozesse. Denn: Sie bietet eine vollautomatische Verarbeitung von Schreiben im Postausgangsprozess. Besonders interessant ist der Einsatz des Sammelkorbs für Unternehmen, die wiederkehrende Versandanlässe, wie beispielsweise Rechnungen mit Anhängen – auch aus Drittsystemen – in größeren Sendungsvolumen verschicken.
Sammelkörbe übernehmen die Aufgabe eines Hotfolder-Verzeichnisses im lokalen Firmennetzwerk, also einem überwachten Verzeichnis, das sich im Hinblick auf die automatisch anzuwendenden Versandoptionen umfangreich konfigurieren lässt. Die Briefdateien werden aus Fachanwendungen automatisch oder manuell von den Nutzenden in den Sammelkorb kopiert. Alle fünf Minuten werden diese automatisch der Verarbeitung übergeben.
Die verschlüsselte Übertragung der Daten erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards an unsere Partnerunternehmen im Fulfillment. Diese kümmern sich um die komplette Produktion der Schreiben zu einem Brief in Papierform. Anschließend erfolgt die Übergabe an die Deutsche Post AG, die eine sichere und datenschutzkonforme Transportlogistik übernimmt.
Alle Kunden, die die Software-Lösung Binect Enterprise, Binect ONE und Binect Cube einsetzen, profitieren von der Funktion und können mehrere Sammelkörbe nach ihren Bedürfnissen konfigurieren.
Administrationsbereich: Alle Versandoptionen für den Sammelkorb konfigurieren und automatisch hinzufügen
Alle Versandoptionen können im Administrationsbereich selbst vorkonfiguriert werden.
Beispielsweise lassen sich der Farb- und Drucktyp der Schreiben innerhalb eines Sammelkorbs einstellen. Damit wird zentral festgelegt, ob die Sendungen des jeweiligen Sammelkorbs farbig, schwarz, ein- oder beidseitig gedruckt werden. Die Nutzenden kopieren die Schreiben einfach in den Sammelkorb – die nächsten Schritte erfolgen dann komplett automatisch ohne weitere Interaktion.
Darüber hinaus bietet die Option „Freigeber“ die Gestaltung eines Freigabeprozesses. Alle Schreiben, die mit einem solchen Feld versehen sind, werden erst nach einer Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip versendet.
Spezielle Schreiben, die beispielsweise Urkunden oder Zertifikaten enthalten, sollen ungefaltet in einem C4-Umschlag versendet werden. Für diese Fälle steht das Feld „Nicht falten“ zur Verfügung.
Um die Versandkosten intern leichter abzurechnen, ist das Textfeld Kostenstelle vorgesehen.
Serienbriefe über Sammelkörbe versenden
Auch Serienbriefe können automatisch über Sammelkörbe verschickt werden. Die Trennung der einzelnen Briefe lässt sich dabei auf drei Arten festlegen:
- Über den Standard-Brieftrenner
- Anhand einer definierten Seitenanzahl
- Über ein bestimmtes Textmuster
Jetzt neu: Dateien ohne Brieftrenner ablehnen
Erkennt das System, dass ein Serienbrief ohne Brieftrenner erstellt wurde, können diese Dateien abgelehnt werden.
Ist die Option aktiviert, gilt:
- Schreiben mit Brieftrenner werden regulär versendet.
- Schreiben ohne Brieftrenner werden nicht verschickt und als „abgewiesen“ markiert. Diese Dateien sollten dann von der Fachkraft korrigiert und erneut in den Sammelkorb gelegt werden.
Diese Funktion trägt dazu bei, Datenschutzvorfälle zu vermeiden, die durch fehlende oder falsch gesetzte Brieftrenner entstehen können.
Jetzt neu: Serienbrief als Ganzes ablehnen
Vor der Neuerung wurde ein kompletter Serienbrief abgewiesen, sobald das System auch nur einen Fehler entdeckt hat. Mit der neuen Einstellmöglichkeit ist das flexibler.
Ist der Haken nicht gesetzt, werden
- korrekte Schreiben der Serienbriefdatei wie gewohnt versendet
- nur die fehlerhaften Schreiben der Serienbriefdatei für den Versand abgelehnt und erscheinen als abgewiesen Dateien. Diese Schreiben sollten dann von der Fachkraft korrigiert und erneut in den Sammelkorb für den Versand gelegt werden.
Dadurch können Fachkräfte gezielt nur die betroffenen Briefe prüfen, anstatt den gesamten Serienbrief überarbeiten zu müssen.
Funktion Sammelkorb: Vorteile von automatischem Hinzufügen
Die Funktion Sammelkorb bietet diese Vorteile:
Schnellere Verarbeitung beim Einliefern größerer Sendungsmengen
Automatisierter Versand durch Konfiguration aller gewünschten Versandoptionen je Sammelkorb
Automatisches Hinzufügen von Anhängen bei wiederholenden Prozessen
Deutliche Prozesskostenersparnis
Erfüllung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen
USE CASE: Die Verwendung der Funktion Sammelkorb in der Wohnungswirtschaft
Die Versendung von Betriebskostenabrechnungen ist für viele Wohnungsunternehmen in der Regel ein aufwendiger manueller Prozess. Die verantwortlichen Personen erstellen zunächst die Betriebskostenabrechnungen digital und drucken diese anschließend aus. Der Wärmemess-Dienstleister liefert die Heizkostenabrechnungen digital oder bereits ausgedruckt in Papierform. Nun erfolgt das manuelle Zusammenfügen der beiden Schreiben für einen gemeinsamen Brief.
Von unseren Kunden erfahren wir immer wieder: Nicht selten ziehen sich zwei bis drei Teammitglieder für mehrere Stunden in einen Raum zurück und legen die ausgedruckten Schreiben per Hand zusammen. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der enorme Ressourcen bindet.
Auch kleinere Wohnungsgesellschaften verwalten in der Regel 2000-2500 Einheiten, für die sie einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung erstellen.
Vereinbaren Sie mit unserem Branchenexperten aus der Wohnungswirtschaft einen Termin, um mehr über die Vereinfachung von Sendungen zu erfahren.
Betriebskostenabrechnungen der Heizkostenabrechnung automatisch hinzufügen und digital versenden
Im Sammelkorb legen die Admins des Wohnungsunternehmens alle Versandoptionen für die Betriebskostenabrechnungen fest. Nun kommt eine weitere wichtige Funktion ins Spiel, die auch in der Wohnungswirtschaft für mehr Effizienz sorgt: Autojoin.
Mit Autojoin lassen sich die Heizkostenabrechnungen, die der Wärmemess-Dienstleister über sein ERP- bzw. SAP-Programm oder die Software liefert, mit der Software von Binect digital verbinden und automatisch den jeweiligen Betriebskostenabrechnungen zuordnen.
Mit diesen beiden Funktionen „Sammelkorb“ und „Autojoin“ ist es Wohnungsunternehmen digital möglich, die Betriebskostenabrechnungen für die Mieter automatisch mit den dazugehörigen Heizkostenabrechnung vom Wärmemess-Dienstleister zu einer Sendung zusammenzufügen.
Im WorkDesk Web – der Postfachanwendung von Binect– werden die zum Versand bereitgestellten Schreiben angezeigt und können dort überprüft und verfolgt werden.
Das Team von Binect passt alle notwendigen Konfigurationen für Sie individuell an.
Das Team von Binect ist für Sie da
