Amtliche Dokumente digital versenden: Postzustellungsauftrag und Postzustellungsurkunde
In der Kommunikation von Behörden, Gerichten und anderen öffentlichen Institutionen spielt die förmliche Zustellung eine entscheidende Rolle. Sie gewährleistet, dass wichtige Schriftstücke rechtswirksam und nachvollziehbar an einen Empfänger übermittelt werden. Zwei zentrale Elemente dieses Verfahrens sind der Postzustellungsauftrag (PZA) und die Postzustellungsurkunde (PZU).
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie diesen manuell zeitaufwendigen Prozess einer PZA und PZU deutlich optimieren können mittels einer komplett digitalen Erstellung samt Versendung.
Postzustellungsauftrag digital versenden mit Postzustellungsurkunde
Postzustellungsaufträge (PZA) lassen sich mit den beiden Lösungen Binect Enterprise sowie Binect ONE digital erstellen und versenden. Mit wenigen Klicks werden alle notwendigen Daten komplett digital erfasst.
Über die Binect-Software werden diese an unser Partner-Druckdienstleister weitergeleitet, gedruckt und in der physischen Version an den Zustelldienst übergeben. Der Erstellungsprozess wird insgesamt deutlich beschleunigt und eine transparente Nachverfolgung des Zustellstatus ist gewährleistet.
Vorteile der digitalen Zustellung eines Postzustellungsauftrags mit Binect
Der manuell sehr aufwändige Prozess kann mit Binect Enterprise sowie Binect ONE komplett digital, sicher, zeitsparend erstellt und automatisiert produziert werden.
Der digitale Weg bietet diese Vorteile:
- Zeit sparen: Sie sparen Zeit, da diese manuellen Tätigkeiten komplett entfallen: manuelles Ausfüllen der Urkunde, Dokument in den inneren Umschlag legen, Urkunde und inneren Umschlag in neuen Umschlag legen, äußeren Umschlag beschriften.
- Digitale Erstellung: Sie erstellen alles digital – Postzustellungsurkunden und Umschläge in Papierform müssen Sie künftig nicht in Ihrem Büro vorhalten.
- Digitaler Versand: Sie versenden rein digital – der Gang zum Postamt für die persönliche Übergabe entfällt komplett.
- Homeoffice: Sie erstellen auch im Homeoffice Postzustellungsaufträge und -urkunden digital und versenden diese – Sie sind unabhängig vom Ort.
Mit der digitalen Poststelle von Binect sind wir sehr zufrieden. Wir haben uns mehrere Anbieter für den digitalen Postversand angeschaut und den Eindruck gewonnen, dass nur Binect den digitalen Versand von Postzustellungsaufträgen anbieten kann. Deshalb empfehlen wir Binect uneingeschränkt weiter.
Jetzt neu: Automatisierte Zuordnung von Postzustellungsurkunden durch QR- und Barcodes
Um eingehende Postzustellungsurkunden (PZU) effizient und ohne manuelle Zwischenschritte den zugehörigen Vorgängen zuordnen zu können, hat Binect eine innovative Lösung entwickelt: Ab sofort kann auf jeder PZU ein automatisch auslesbarer QR- oder Barcode vor Versand platziert werden, der beim Einscannen eindeutig einem digitalen Vorgang zugeordnet werden kann.
Die Lösung basiert auf einem neuen Metadatum, das entweder per Weißtext gesetzt oder aus dem Dokumenteninhalt generiert wird. Je nach Anforderung und Infrastruktur können Kunden flexibel zwischen gängigen Code-Formaten wie QR-Code, Code128 oder DataMatrix wählen.
Die Platzierung des Codes erfolgt individuell über die SVG-Vorlage der Urkunde: Ein konfigurierbarer Platzhalter wird automatisch durch den entsprechenden Code ersetzt. So entsteht ein medienbruchfreier Prozess, der die digitale Weiterverarbeitung deutlich vereinfacht – ohne festgelegte Formatvorgaben und mit maximaler Flexibilität für bestehende Kundenumgebungen.
Sie nutzen Binect Enterprise und wollen jetzt durchstarten mit der Platzierung von QR- und Barcodes?
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage über das Formular unten.
Jetzt neu: Neue Aktenzeichen-Logik für eine sichere Zustellung von Postzustellungsaufträgen
Damit Postzustellungsaufträge zuverlässig zugestellt werden können, ist die korrekte Platzierung des Aktenzeichens notwendig: Es muss deutlich sichtbar im Adressfenster des inneren Umschlags erscheinen. Diese Anforderung wurde von Kundenseite an uns herangetragen – und Binect hat daraufhin eine flexible und praxisnahe Lösung entwickelt.
Im Administrationsbereich stehen ab sofort zwei neue Prüfoptionen zur Verfügung, wenn im Adressfeld kein Aktenzeichen erkannt wird:
- Fehlermeldung: Im WorkDesk Web erscheint eine Fehlermeldung mit einem Hinweis auf das fehlende Aktenzeichen. Der Versand des Postzustellungsauftrags wird in diesem Fall unterbunden.
- Hinweis: Im WorkDesk Web erscheint der Hinweis zu dem fehlenden Aktenzeichen. Der Postzustellungsauftrag kann dennoch versendet werden.
In der Vergangenheit kam es vereinzelt bei unseren Kunden vor, dass eine Zustellung des Postzustellungsauftrags verweigert wurde, wenn das Aktenzeichen nicht sichtbar war. Die betroffenen Sendungen wurden dann ungeöffnet an die versendende Behörde zurückgeschickt.
Mit der neuen Prüflogik im WorkDesk Web erhöhen Behörden die Zustellsicherheit deutlich – und reduzieren Rückläufer durch formale Fehler.
Postzustellungsurkunde (PZU): Bei der Zustellung zu beachtende Vermerke
Alle Felder der Postzustellungsurkunde werden direkt über den WorkDesk Web (siehe Screenshot oben) ausgefüllt oder automatisch über hinterlegte Weißtextfelder übergeben. Die Ergänzung der Felder 1.8 bis 1.11 seit Anfang April 2025 bieten Gerichten bzw. öffentlichen Behörden weitere Optionen, um Details für die Zustellung festzulegen:
- 1.8 Ersatzzustellung ausgeschlossen: Die Zustellung darf ausschließlich persönlich an den Empfänger erfolgen. Ist dies nicht möglich, wird das Dokument zurück an den Absender geschickt.
- 1.9 Keine Ersatzzustellung an: Angabe bzw. Ausschluss von Personen oder Gruppen, die das Schreiben nicht ersatzweise empfangen dürfen.
- 1.10 Nicht durch Niederlegung zustellen: Kann das Schreiben nicht persönlich an den Empfänger übergeben werden, ist eine Niederlegung – also beispielsweise in einer Postfiliale oder einer anderen Stelle – ausgeschlossen.
- 1.11 Mit Angabe der Uhrzeit zustellen: Der Zusteller ist verpflichtet, die genau Uhrzeit der Zustellung auf der Urkunde zu vermerken. Diese Angabe dient als Beweismittel, insbesondere bei fristgebundenen Vorgängen.
Was ist ein Postzustellungsauftrag (PZA)?
Der Postzustellungsauftrag ist ein spezieller Service, der die förmliche Zustellung amtlicher Schriftstücke gemäß den Vorgaben der deutschen Zivilprozessordnung (ZPO) ermöglicht.
Dieser Service wird insbesondere von Gerichten, Behörden und anderen öffentlichen Stellen genutzt, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Bescheide, Ladungen oder Urteile rechtswirksam zugestellt werden.
Die Rolle der Postzustellungsurkunde (PZU)?
Die Postzustellungsurkunde dient als offizieller Nachweis darüber, dass ein bestimmtes Schriftstück dem Empfänger ordnungsgemäß zugestellt wurde.
Sie ist eine öffentliche Urkunde und erbringt den vollen Beweis für die erfolgte Zustellung.
Die PZU wird vom Zusteller ausgefüllt und enthält Informationen wie,
- das Zustelldatum,
- die Art der Zustellung und
- gegebenenfalls den Namen des Empfängers oder eines Ersatzempfängers.
Ablauf einer förmlichen Zustellung per Postzustellungsauftrag und Postzustellungsurkunde
Der Prozess einer förmlichen Zustellung mittels Postzustellungsauftrag gestaltet sich wie folgt:
Vorbereitung des Schriftstücks: Die zuzustellende Sendung wird in einen speziellen Zustellungsumschlag gelegt. Dem Umschlag ist die vorbereitete Postzustellungsurkunde beigefügt. Der Zustellungsumschlag sowie die Urkunde werden dann in den sogenannten äußeren Umschlag gelegt. Diese manuellen Schritte lassen sich mit Binect Enterprise sowie Binect ONE komplett digital gestalten.
Übergabe an die Deutsche Post: Nach der Produktion des Schreibens wird der verschlossene Umschlag an die Deutsche Post mit dem Auftrag zur förmlichen Zustellung übergeben. Auch dieser Prozess-Schritt läuft für Binect-Kunden voll automatisch.
Zustellung an den Empfänger: Der Zusteller versucht, das Schriftstück direkt an den Empfänger zu übergeben. Ist dies nicht möglich, kann die Zustellung an einen Ersatzempfänger (z. B. ein erwachsenes Familienmitglied) erfolgen oder das Dokument wird in den Briefkasten eingelegt.
Dokumentation der Zustellung: Unabhängig von der Art der Zustellung wird die Postzustellungsurkunde vom Zusteller ausgefüllt und an den Absender zurückgesandt. Diese Urkunde dient als rechtsgültiger Nachweis für die erfolgte Zustellung.
Vorteile eines Postzustellungsauftrags und einer Postzustellungsurkunde
Die digitale Versendung eines Postzustellungsauftrags bietet mehrere Vorteile:
- Rechtswirksamkeit: Durch die förmliche Zustellung wird sichergestellt, dass wichtige Fristen und Rechtsfolgen wirksam in Gang gesetzt werden.
- Beweiskraft: Die Postzustellungsurkunde dient als offizieller Zustellungsnachweis und kann in rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweis herangezogen werden.
- Zuverlässigkeit: Die Deutsche Post verfügt über langjährige Erfahrung in der Durchführung förmlicher Zustellungen und gewährleistet eine hohe Zustellqualität.
Fazit: Papier & Digital im optimalen Prozess
Der Postzustellungsauftrag und die damit verbundene Postzustellungsurkunde sind essenzielle Instrumente für die rechtswirksame und nachvollziehbare Zustellung amtlicher Schriftstücke.
Sie gewährleisten, dass wichtige Dokumente den Empfänger erreichen und bieten gleichzeitig einen belastbaren Nachweis für die erfolgte Zustellung.
Die digitale Erstellung einer PZA mit PZU über Binect Enterprise und Binect ONE ermöglicht Behörden, Gerichten und anderen öffentlichen Institutionen eine effizientere, schnellere und sicherere Lösung.